BUDGETIERUNG MIT NUR EINER EXCEL-DATEI

Die Aufgabe

Der Budgetierungspprozess: Maßgeschneiderte Budgetlösung — ein Design für alle Unternehmensbedürfnisse

Für sehr viele Unternehmen ist der Budgetierungsprozess zeitaufwändig. Dies liegt häufig darin begründet, dass das Unternehmen keinen einheitlichen Ort für die Prozessverwaltung und Budgetarbeit hat. Die Folge ist, dass das Budget zu einem umfassenden und komplexen Setup wird, das aus einer Vielzahl einzelner Excel-Dateien besteht, die viel umfangreiche Bearbeitung und Kontrolle für die Budgetierung erfordert.

Unser Kunde hier - ein großes globales Produktions- und Dienstleistungsunternehmen in der Logistikbranche - hatte den Wunsch, den Budgetierungsprozess zu rationalisieren und an einem Ort zusammenzuführen. Mit mehr als 100 Budgetierungseinheiten und einem Budgetprozess mit einer Vielzahl an Excel-Dateien musste Zeit für die Arbeit am Inhalt des Budgets gewonnen werden, anstatt die Zeit für die Vorbereitung und Konsolidierung der Daten aufwenden zu müssen.

„Wir wollten die manuelle Bearbeitung einer Masse von Excel-Dateien vermeiden und damit den Zeitaufwand für die Vorbereitung der Budgetierungsgrundlage reduzieren. Diese Arbeit nahm normalerweise über einen Monat in Anspruch. Gleichzeitig wollten wir das Fehlerrisiko reduzieren und umgehen, dass wir unnötig viel Zeit damit verbringen, die Richtigkeit aller Zahlen zu überprüfen. Außerdem war uns wichtig, dass unsere Benutzer selbst schnell und einfach konsolidierte und berechnete Ergebnisse ihrer Eingaben sofort einsehen können“, erläutert der Business Controlling Manager des Unternehmens.

„Wonach wir suchten, war also eine maßgeschneiderte Budgetlösung, die auf einer Datenbank basiert, in der sowohl wir als Administratoren als auch unsere Benutzer ‚live‘ an Daten arbeiten können.“

exacto hat uns bei dieser wichtigen Aufgabe geholfen, wodurch wir nicht nur die Anzahl der Excel-Dateien von mehr als 100 auf nur eine einzige reduziert haben. Es hat sich zudem zu einer vollständig maßgeschneiderten Lösung entwickelt, die den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Die Lösung

Alles wird an einem Ort gebündelt — mit Live-Daten auf einer benutzerfreundlichen und intuitiven Benutzeroberfläche

exacto hat in engem Dialog mit dem Unternehmen eine Budgetlösung entwickelt, bei der der gesamte Prozess an einem Ort gebündelt wird. Die Lösung besteht aus einer SQL-Datenbank, in der alle Daten gespeichert sind, einschließlich relevanter Daten aus den anderen Systemen des Unternehmens. Darüber hinaus gibt es nur eine Excel-Datei, in der Benutzer an ihrem Teil des Budgets arbeiten können.

„Der Wechsel von Excel zur Datenbank eröffnet wahnsinnig viele Optionen. Man entwirft selbst sein Front-End von Grund auf neu und ist nicht wie bei anderen Lösungen an ein Layout gebunden. Wenn du etwas ändern willst, ist es einfach. Es dauert nicht mehrere Tage, um Änderungen an unserer Excel-Vorlage zu implementieren. Es kann relativ schnell erledigt werden“ , erklärt der für den Budgetierungsprozess zuständige Business Controlling Manager.

Der gesamte Prozess wird in einem Verwaltungsmodul gesteuert, das genau die Funktionalitäten umfasst, die die Verantwortlichen für den Budgetierungsprozess benötigen. Benutzerrechte können zugeteilt werden; niemand sieht Daten, die er oder sie nicht sehen darf. Ein Workflow ermöglicht es, einen schnellen Status des Budgetierungsprozesses zu erhalten; wo steht noch eine Bestätigung aus, was ist in der Warteschlange etc. Ebenso gibt es die Option, zu einer neuen Version zu wechseln. Somit haben die Administratoren die besten Voraussetzungen, um das Unternehmen erfolgreich durch den Budgetierungsprozess zu steuern.

Die 60-70 Benutzer arbeiten in einem vertrauten Excel-Umfeld, bei dem Budgetdaten in ein und derselben Excel-Datei mit einer Live-Aktualisierung der zugrunde liegenden Datenbank eingegeben werden. Betriebs- und Personalkosten werden am selben Ort budgetiert; und das Lohnbudget wird automatisch generiert. Mit der Kommentarfunktion können die Budgetvoraussetzungen an derselben Stelle wie die Budgetzahlen selbst dokumentiert werden. 

Das Ergebnis

Zeitersparnis um bis zu 85 %

Mit der neuen Budgetlösung hat das Unternehmen während des gesamten Budgetierungsprozesses viel Zeit gespart - bis zu 85 %. Die Vorbereitungszeit ist deutlich reduziert und die Arbeit an Kontrollabstimmungen und Teilkonsolidierungen fällt weg. Da in allen Teilen des Budgetierungsprozesses ausschließlich mit „Live“-Daten gearbeitet wird, können Benutzer nun sofort die konsolidierten und berechneten Ergebnisse ihrer Eingaben einsehen:

„In der alten Lösung musste das Ergebnis zuerst hochgeladen und berechnet werden. Pro Aktualisierung dauerte das etwa 3 bis 5 Minuten“, sagt der Business Controlling Manager. „Die Benutzer haben sich unglaublich gefreut, dass sie jetzt alles in einem Tool gebündelt haben. Das ist sehr benutzerfreundlich. Sie waren von Tag eins an davon begeistert und finden, dass es für sie einfach, vertraut und unkompliziert anzuwenden ist.“

Eine indirekte Zeitersparnis entsteht auch dadurch, dass die HR-Abteilung nicht wie zuvor in den Gehaltsteil der Budgetierung einbezogen werden muss. Da jetzt mit einer sicheren Lösung gearbeitet wird, die auf Benutzerrechten basiert, können die Benutzer sensible Gehalts- und Personaldaten selbst verwalten. Das Gehaltsbudget liegt somit automatisch vor, sobald das Personal erfasst ist.

Über exacto als Entwickler der Lösung heißt es: „Dass wir zusammen mit exacto die Chance bekommen haben, das System für unsere Bedürfnisse maßzuschneidern, war absolut entscheidend. Wir haben genau dafür bezahlt, was wir auch brauchten, und feste Lizenzen für ein Standardtool vermieden“ , fasst der Business Controlling Manager zusammen. „Wir haben wirklich die Möglichkeit, die Lösung selbst weiterzuentwickeln und voranzutreiben. Es bedeutet Freiheit, nicht an einen Lieferanten gebunden zu sein, falls etwas Unvorhergesehenes geschehen sollte.“