DER KRITISCHE FAKTOR: COMPLIANCE & GOVERNANCE IM BUDGETIERUNGSPROZESS
Die Einhaltung regulatorischer und sowie interner Standards, wird immer mehr zu einem geschäftskritischen Bedürfnis, das die richtige digitale Unterstützung erfordert. Laut exacto-Partner Peter Jørgen Nørvig sind es daher nicht mehr nur bessere Arbeitsabläufe oder Prozessoptimierungen oder genauere Prognosen, welche die Kunden durch die Implementierung der unserer Lösungen erreichen wollen, sondern zunehmen auch Verbesserung im Bereich Compliance & Governance.
Datenschutz
"Eine der typischen Erfahrungen, die wir machen, ist, dass die Compliance-Manager, wenn sie sich den Arbeitsablauf im Budgetprozess mit dem Austausch und der Konsolidierung von Excel-Dateien in alle Richtungen angesehen haben, oft Zweifel daran haben, ob sie den rechtlichen und internen Anforderungen an Datenschutz & Datensicherheit gerecht werden.
Das Problem dabei ist, dass es fast unmöglich ist, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wo die aktuellste Version der benötigten Daten gespeichert sind - von E-Mail-Threads, über lokale Laufwerke, bis hin zu gemeinsam genutzten Server-Laufwerken, sind in der Regel eine Vielzahl von Speicherorten im Gebrauch – dabei den Überblick über Validität und Aktualität der Daten und zu Grunde gelegten Annahmen zu behalten, ist eine schier unlösbare Herausforderung. Mit einer einheitlichen digitalen Plattform hingegen, auf die von allen Beteiligten zugegriffen werden kann, kann dieses Problem effizient gelöst werden", erklärt Peter Jørgen Nørvig und fährt fort:
"Es ist nicht ungewöhnlich, dass Excel-Dateien, insbesondere bei Gehaltsbudgets, sensible und persönliche Informationen enthalten. Im Laufe des Prozesses werden diese Daten in der Regel anonymisiert, in der kritischen Anfangsphase existieren jedoch häufig in Email-Verläufen oder auf lokalen Laufwerken Versionen, welche noch nicht anonymisiert sind, was ein Problem bei der Einhaltung der DSGVO-Vorschriften darstellt."
Dokumentation
Eine weitere Herausforderung im Rahmen des Budgetprozesses ist, die Dokumentation des Prozesses:
"Wenn man keinen Überblick darüber hat, wo verschiedenen Excel-Dateien gespeichert sind, und wenn man gleichzeitig auch nicht genau sagen kann, welche Daten z.B. anonymisiert wurden oder wer etwas beigetragen oder geändert hat, haben unsere Kunden Probleme, die Einhaltung interner und regulatorischer Standards zu dokumentieren. Deshalb ist es immer häufiger erforderlich, dass unsere Anwendungen über eine Möglichkeit zur Protokollierung von Änderungen verfügt. Da unsere Plattform vollständig in das AD- und IAM-System unserer Mandanten Unternehmen integriert sind, ist es problemlos möglich, alle relevanten Aktivitäten zu dokumentieren".
Verantwortlichkeit
exactos digitale Plattform exacto core® (einschließlich exacto budgeting) wurde entwickelt, um bessere Arbeitsabläufe und Zusammenarbeit zu gewährleisten, und laut Peter Jørgen Nørvig nutzen viele unserer Kunden die Plattform darüber hinaus auch, um die von ihnen angestrebten Governance-Rahmenbedingungen einzuhalten:
"Immer wieder wird der Wunsch geäußert, eine Anwendung zu erhalten, die Eigenverantwortung der betroffenen MitarbeiterInnen zu fördern und geleichzeitig einen verbesserten Zugang zu kontinuierlicher Weiterverfolgung und Kontrolle zu ermöglichen. Mit der Implementierung einer auf den Prozess zugeschnittenen Anwendung wird es möglich, die Verantwortung für lokale Budgets, Prognosen und die anschließende Weiterverfolgung von der zentralen Finanzabteilung in die Organisation hinein auf die lokalen Budgetverantwortlichen zu übertragen. Das fördert die gewünschte Eigenverantwortung der unterschiedlichen Prozessbeteiligten, während gleichzeitig ein höheres Maß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit sowohl die Akzeptanz als auch die Zuverlässigkeit der Ergebnisse verbessern", schließt Peter Jørgen Nørvig.
