DIGITALE PLATFORMEN ALS VERÄNDERUNGSKATALYSATOR

Die Möglichkeit detaillierte Einblicke und Analysen zu Kostentreibern und Wachstumsfaktoren auf Basis einer einheitlichen, leicht zugänglichen Plattform zu erhalten, war der Wunsch einer internationalen Beratungsfirma als sie uns mit der Erstellung einer neue Budgetierungs-& Forecastinglösung beauftragte.

Der vielleicht wichtigste Grund war jedoch der Bedarf an digitaler Unterstützung für den Übergang zu einem neuen operativen Modell. Von einer rechtlichen Einheit, die das gesamte Geschäft in 10 Ländern und mit rund 1.000 MitarbeiterInnen umfasste, zu einer Matrixorganisation mit 20 Geschäftseinheiten.

Umfassende Transformation

Etwas vereinfacht, bedeutete das alte Businessmodell, dass das Management jedes Landes für das eigene Ergebnisses verantwortlich war. Abhängigkeiten und Verflechtungen innerhalb der Organisation waren jedoch etwas komplexer. Genau an diesem Punkt entsprang der Bedarf nach einer Neustrukturierung der Organisation und den damit verbundenen Controlling-& Reportingprozessen.

Das neue Matrixmodell nutzte nicht mehr Ländergrenzen, sondern die neu eingeführten Geschäftseinheiten als Verteilungsschlüssel. Die 20 Geschäftseinheiten sind grenzüberschreitend organisiert und jede dieser Einheiten wird durch zwei hauptverantwortliche ManagerInnen vertreten. Der/die eine ManagerIn ist operativ für die Geschäftseinheit zuständig, während der/die zweite ManagerIn für den Finanzbereich zuständig ist. Gemeinsam stellen Sie sowohl den laufenden Kontakt zu den MitarbeiterInnen als auch die stetige Aktualisierung der neuen digitalen Budgetierungs- & Forecastinglösung, sicher.

Neue Forecastingmethoden

Die Veränderung des operativen Modells erforderte ebenfalls eine komplette Neustrukturierung der Prognosemethoden, da die alten Mechanismen nicht mehr adäquat erschienen. Die neue Lösung erfordert zwar zunächst einen aufwändigeren und komplexeren Daten-Input, führt jedoch langfristig zu dynamischeren und zuverlässigeren Prognosen auf Basis der nun einheitlichen Datenbasis.

Die neue Plattform enthält ca. 120 Berichte mit Daten aus den unterschiedlichen Geschäftseinheiten und bietet so Zugriff auf detaillierte Einblicke und Analysen aller Einheiten sowie deren relevante Kosten-& Erlöstreiber. Falls gewünscht, können die Zahlen bis auf Mandantenlevel runtergebrochen werden und bieten so umfassende Möglichkeiten bei der Identifikation von Haupttreibern der Ergebnisentwicklung der einzelnen Geschäftseinheiten.

Anhand der neuen Budgetierungs- und Forecastingplattform kann unser Kunde nun fortlaufend Einblicke in die Geschäftsentwicklung nehmen und ohne zusätzlichen Aufwand weiterführende Abweichungsanalysen erstellen. Sehr einfach kann dabei analysiert werden, was die Ursachen für eventuelle Planabweichungen  sind: wurden etwa falsche Annahmen zu Grunde gelegt, oder mangelt es an Effizienz?

Wissen und Lernen

Die neue gewonnen Einblicke ermöglichen es, die eigene Arbeitsweise fortlaufend zu überprüfen und wo nötig entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Die Budgetverantwortlichen können zu Grunde gelegte Annahmen dokumentieren, erläutern und gegebenenfalls anpassen, um noch präzisere Prognosen mit realistischeren Szenarien zu erstellen und zu gewährleisten. Einfache, schnelle Möglichkeiten zum Datenexport erlauben es darüber hinaus, dass relevante Einblicke und Übersichten für die gesamte Organisation zur Verfügung stehen und relevante Einflussfaktoren und Abhängigkeiten nachvollzogen werden und als Basis für Verbesserungen dienen können.

Neue Verantwortung

Gleichzeitig führte die neuen, klar nachvollziehbaren Budgetverantwortlichkeiten dazu, dass der Stellenwert der Budgetierung innerhalb des Unternehmens deutlich gestiegen ist. Durch die neuen Möglichkeiten zum Runterbrechen der Ergebnisse bis auf Mandantenlevel, wurde Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten deutlicher und ermöglichten dadurch die fortlaufende Analyse und Optimierung der eigenen Prozesse.

Neue Arbeitsweise

Die Einführung einer digitalen Plattform ermöglichte einen völlig neuen Arbeitsprozess im Hinblick auf Budgetierung-& Forecasting. Statt im Rahmen der Planung wie früher unzählige Emails mit zahlreichen Excelanhängen zu versenden, können nun alle involvierten MitarbeiterInnen auf eine einheitliche Datenbank zugreifen und simultan Plandaten erfassen. Die Konsolidierung der zahlreichen Exceldateien mit allen Unsicherheiten zu Gültigkeit und Aktualität der zusammengeführten Daten entfällt dabei ebenso, da alle Daten direkt an einem Ort gespeichert werden und so stets im aktuellen Stand für einen Gesamtüberblick zur Verfügung stehen.

Ein fortwährender Prozess

Die komplexe Organisationsstruktur und das sehr diverse Geschäftsfeld erforderten eine maßgeschneiderte Lösung mit dem Augenmerk auf viele Besonderheiten und individuelle Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche. Durch einen iterativen Prozess und die enge Abstimmung zwischen unseren EntwicklerInnen und dem Team des Kunden konnte eine passgenaue, individuelle Lösung erstellt werden, die diesen Anforderungen gerecht wird. Durch fortlaufende Überprüfung der zugrundeliegenden Annahmen und z.B. die Integration neuer Berichte wird die Lösung auf Basis des Kundenfeedbacks weiter optimiert.

Die neue Lösung

Ein Schwerpunkt bei der Entwicklung der neuen Budgetierungs- & Forecastinglösung war die Prozessoptimierung der zugrundeliegenden Arbeitsschritte und die optimale Unterstützung bei der Transformation des operativen Modells unseres Mandanten. Wesentliche Vorteile unserer Lösung sind dabei, die höhere Transparenz sowie die deutlichere Zuständigkeit sowie die effizienteren Prozesse.

Unsere Anwendung basiert auf exacto core®, unsere selbst entwickelte Plattform auf der Basis von Microsoft Excel und Microsoft SQL welche wir miteinander kombinieren und so die Synergien aus einer intuitiven Excel basierten Nutzeroberfläche und einer leistungsstarken Datenbank im Hintergrund optimal nutzen. Durch die Nutzung von Microsoft SQL erhalten wir eine im Hinblick auf das Datenmodell gut skalierbare Lösung, welche durch Schaffung von passenden Schnittstellen optimal und mit geringem Aufwand in die bestehende Systemlandschaft unserer Kunden integriert werden kann. Alle relevanten Daten unserer exacto core® Anwendungen werden direkt in einer gemeinsamen Datenbank gespeichert und können von dort mittels Datenexporten oder individuellen Berichten weiterverwendet werden.