MITARBEITER PLANUNG LEICHT GEMACHT

Die Aufgabe

Manuell getriebene Prozesse automatisieren

Unser öffentlicher Auftraggeber ist einer der größten dänischen Arbeitgeber. Die Personalabteilung unseres Kunden wollte ihren Prozess der Planung von Arbeitsaufgaben der einzelnen Mitarbeiter vereinfachen. Mit vielen Teams und Mitarbeitern ist dies eine Aufgabe von großer Komplexität, welche ein passendes Werkzeug erfordert. Nur so kann es gewährleistet werden, dass der Überblick behalten und eine optimale Ressourcensteuerung erreicht wird.

Vor der Beauftragung von exacto bediente sich unser Kunde manueller Auszüge von Daten in Excel, welche jedoch nicht nicht den erforderlichen Überblick über die zur Verfügung stehenden Ressourcen gaben. Gleichzeitig war diese Lösung langsam und ineffizient.

Die Lösung

Schneller und genauer Überblick über die zur Verfügung stehenden Ressourcen

exacto hat eine maßgeschneiderte Lösung entwickelt, bestehend aus einem nutzerfreundlichen Access- Administrationsmodul und einem SQL-Server, auf dem alle Daten gespeichert werden. Jetzt kann jeder einzelne Teamleiter sich einfach einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Ressourcen verschaffen und die Aufgaben auf optimale Weise auf die Mitarbeiter verteilen.

Eine Team-Übersicht zeigt auf Wochen- und Monatsniveau wie viele Stunden der einzelne Mitarbeiter zur Verfügung hat. Dafür wird die Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters mit der Zeit verglichen, die bereits für die Erfüllung bestimmter Aufgaben verplant ist. Die Teamleiter können so leicht nachvollziehen, welche Aufgaben erledigt sind und an welcher Stelle Aufgaben noch unerledigt sind, da es auch möglich ist, Statistiken über abgeschlossene Fälle und realisierten Zeitverbrauch zu ziehen.

Auf diese Weise kann man schnell und einfach Aufgabenprioritäten verändern – und auch Aufgaben zwischen Mitarbeitern umverteilen, falls ein bestimmter Mitarbeiter freie Kapazitäten hat und ein anderer scheinbar überbelastet ist. Dies gilt auch für den Fall, dass man den Bedarf hat Mitarbeiter zwischen unterschiedlichen Teams „auszuleihen“.

Das Resultat

Effizienterer Ressourceneinsatz

Unser Kunde hat mit der von exacto entwickelten Lösung ein Instrument erhalten, das einen besseren Überblick und Verteilung der Ressourcen erlaubt. Gleichzeitig ergeben sich wertvolle Einblicke darüber, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben in Anspruch nehmen – und es muss nicht mehr so viel im letzten Augenblick improvisiert werden. Letztendlich hat exactos Lösung dazu geführt, dass unser Kunde den Einsatz von Ressourcen optimal steuern kann.