RESSOURCENPLANUNG IN EINEM ANGESPANNTEN ARBEITSMARKT
Im Spannungsfeld zwischen Arbeitskräftemangel und wachsenden Herausforderungen durch Stress ist eine sichere und effektive Ressourcenplanung und -optimierung wichtiger denn je. Doch Standardlösungen werden den wachsenden Anforderungen nur selten gerecht.
In den letzten Jahren geriet der europäische Arbeitsmarkt in ein Spannungsfeld: Auf der einen Seite herrscht ein weit verbreiteter Mangel an Arbeitskräften während auf der anderen Seite Stress und Belastung zu einer Quelle wachsender Unzufriedenheit und vermehrter Krankheitsausfälle werden.
Dies hat laut Martin Mark Rasmussen, CEO und Partner bei exacto, dazu geführt, dass Unternehmen bessere Lösungen fordern, die eine effizientere und vor allem maßgeschneiderte Ressourcenplanung und -optimierung unterstützen:
"In Zeiten der Knappheit liegt der Schwerpunkt mehr denn je auf der Optimierung der Auslastung. Gleichzeitig sehen wir aber auch eine wachsende Nachfrage nach einer Vorgehensweise, die keinen Druck ausübt, sondern den MitarbeiterInnen hilft, sich optimal und entsprechend Ihrer Stärken einzubringen. Die Managementebene ist sich zunehmend bewusst, dass dies eine ganzheitlichere Perspektive erfordert, bei der man sowohl in der Breite als auch in der Tiefe agiert. Mit den verschiedenen digitalen Standardlösungen die für Ressourcenmanagement, Projektplanung und Steuerung zur Verfügung stehen, werden diese Bedürfnisse nicht erfüllt. Vor allem, wenn man sowohl mit einer kurz- als auch mit einer langfristigen Perspektive arbeiten möchte, bei der man kontinuierlich historische Daten analysiert, um Abläufe weiter zu optimieren", sagt Martin Mark Rasmussen und führt weiter aus:
"Es ist ein Trend, den wir in allen Branchen und Organisationen beobachten. Von privatwirtschaftlichen Unternehmen mit hochspezialisiertem akademischem Personal, das in wechselnden Teams arbeitet, bis hin zu öffentlichen Einrichtungen oder Anbietern im Gesundheits- und Pflegesektor, wo die Aufrechterhaltung der richtigen Personalbesetzung und der Zugang zu genauen Übersichten über Abteilungen und Einheiten ein Problem darstellen".
PROZESSMANAGEMENT & ANALYSEN
Martin Mark Rasmussen weist darauf hin, dass eines der Hauptprobleme darin besteht, dass vorhandene Daten nicht strukturiert erfasst und gespeichert werden und daher nicht für eine effizientere Handhabung und spätere Analysen zur Verfügung stehen:
"Daten, sofern sie überhaupt erfasst werden, sind typischerweise über mehrere verschiedene Anwendungen verteilt und werden mitunter sogar in lose Excel-Dateien an vielen verschiedenen Orten gespeichert und von unterschiedlichen Verantwortlichen gepfletgt. Es besteht überdies die Tendenz, dass die drei Phasen: Planung, Ausführung und abschließende Dokumentation für die spätere Analyse nicht vereinheitlicht werden und somit nicht als Referenz für zukünftige Projekte genutzt werden können."
Ein Problem der meisten Standardlösungen ist, dass diese nicht in dem Maße, wie es von den Unternehmen gewünscht und benötigt wird, die Analyse von historischen Projektdaten unterstützen. Ein Abgleich von Prognosen und Ist-Zustände ist somit schwierig bis unmöglich und ein robustes und effizientes Ressourcenmanagement wird erschwert wodurch die Ziele einer Verbesserung der MitarbeiterInnenzufriedenheit sowie nach einer effizienten Inanspruchnahme von Ressourcen gefährdet sind, berichtet Martin Mark Rasmussen und fährt fort:
"Wenn es darum geht, die Ressourcenplanung zu optimieren, sind detaillierte Daten über die MitarbeiterInnen entscheidend. Unabhängig von der Branche, sind die MitarbeiterInnen zunehmend spezialisiert. Das kann an der Ausbildung liegen oder einfach an der Erfahrung. Dies muss bei der Zusammenstellung von Teams, der Besetzung von Schichtplänen oder der Entsendung von MitarbeiterInnen zu Kunden berücksichtigt werden. In diesen Fällen wünschen sich unsere Kunden, dass detaillierte MitarbeiterInnenprofile zentral erstellt werden können, damit den Verantwortlichen für die Planung von Projekten oder Schichtplänen ähnliche Alternativprofile aus dem gesamten Unternehmen vorgelegt werden können, falls ihre erste Wahl nicht verfügbar ist. Ich glaube, dass dies der Schlüssel ist, um zu vermeiden, dass Ressourcen in organisatorischen Silos gefangen sind."
Gesamtheitliche Wertschöpfungsketten
Laut Martin Mark Rasmussen gibt es ein noch größeres Optimierungspotenzial für die Prozessoptimierung, wenn man mehr Daten sowohl in die Ressourcenplanung als auch in die nachfolgende Analyse berücksichtigt:
"Ressourcen sind ja nicht nur MitarbeiterInnen - auch Materialien, Lagerkapazitäten, Fahrzeuge und andere Infrastruktur müssen berücksichtigt werden. Auf der Grundlage historischer Daten können solide Prognosen für Projekte erstellt und somit sichergestellt werden, dass das Projekt weder über- noch unterbudgetiert ist und keine Überbuchungen vorgenommen werden. All dies sollte an einem zentralen Ort gespeichert und verwaltet werden, damit man einen umfassenden Überblick hat und die historischen Daten anschließend automatisch, einfach und effizient zu Analysen herangezogen werden können."
Und schließlich stellt Martin Mark Rasmussen fest, dass die Unternehmen den MitarbeiterInnen in Schlüsselpositionen selbst eine stärkere Kontrollfunktion einräumen möchten:
"Es besteht die Tendenz, die Verantwortung für die Projekt- und Ressourcenplanung an MitarbeiterInnen zu übertragen, die zwar die Gesamtverantwortung für das Projekt tragen, aber nicht mit der praktischen Umsetzung oder dem Tagesgeschäft betraut sind. Eine Lösung, bei der die ProjektleiterInnen, die möglicherweise am besten über den Bedarf und wichtige Einschränkungen und Abhängigkeiten Bescheid wissen, die Ressourcenplanung selbst übernehmen oder zu ihr beitragen können, bedeutet, dass die Prioritätensetzung robuster und realitätsnäher wird. Dies ist nicht zuletzt von großer Bedeutung, wenn es darum geht, die richtigen Kompetenzprofile auszuwählen. Ein wichtiger Schlüssel zur Schaffung eines besseren Arbeitsumfelds, einer besseren Aufgabenbewältigung und letztlich zur Reduzierung unnötiger Stressquellen", schließt Martin Mark Rasmussen.
